17/11/2018

GcR Formació

Formació: “Fulls de càlcul”, eina per a un “Control de Gestió” 

OBJECTIUS

Les Pimes disposen, gràcies als programes habituals de gestió i comptabilitat, d’una gran quantitat d’informació que rarament s’utilitza per gestionar la companyia. Les empreses, sigui el que sigui la seva grandària, necessiten uns documents resumeixen o “quadres de comandament” que permetin a l’empresari i/o als seus directius disposar d’informació poder prendre decisions. Aquests quadres de comandament han de mostrar la situació real de l’empresa, la seva evolució i els seus objectius, són específics de cada empresa i difícilment es poden trobar desenvolupats als actuals programes de gestió.

Els fulls de càlcul complementen els programes de gestió i permeten crear documentació abreujada, a mesura, alimentades per la informació disponible en el sistema informàtic habitual, per poder gestionar l’empresa sobre la base del coneixement objectiu de la situació.

L’objectiu del curs és introduir als assistents en el maneig dels fulls de càlcul, en aquest cas utilitzarem el producte subministrat per Microsoft Office denominat Excel, mostrant les eines més utilitzades per establir i mantenir els seus propis quadres de comandament. 

DIRIGIT A:

Petits empresaris, directius i comandaments intermedis de totes les àrees de l’empresa: adreça, administració, comercial, producció, logística, magatzem,… amb o sense nocions de fulls de càlcul.

METODOLOGIA:

És un curs pràctic, que no pretén ensenyar totes les possibilitats d’Excel, sinó donar a conèixer a l’alumne les opcions més utilitzades per a una utilització i aplicació pràctica immediata.

El curs es desenvoluparà a la seu de l’empresa interessada en sessions de 3 hores cadascuna, a concertar entre ambdues parts:

  • 1ª Sessió: Excel bàsic
  • 2ª Sessió: Excel avançat
  • 3ª Sessió: Excel en el control de gestió

CONFIGURACIÓ MÍNIMA

Cada alumne ha de disposar d’un ordinador amb connector USB, sistema operatiu Windows/XP/Vesteixi i el programa Microsoft Office versió mínima 2007.

Per poder particularitzar millor les necessitats de l’usuari i aconseguir abastar tot el programa proposat, es recomana que les sessions estiguin limitades a un o dos alumnes.

PROGRAMA

1ª Sessió: Orientada a un nivell bàsic de “Excel”, l’alumne finalitzarà la sessió sent capaç d’utilitzar el full de càlcul en infinitat d’ocasions a nivell professional o personal. No es necessiten coneixements previs.

  • – Introducció als fulls de càlcul
  • o Crear un llibre
  • o Crear una fulla, esborrar, moure o copiar una fulla al mateix llibre o altres llibres
  • o Distribució de la fulla en menús, botó dret del mouse
  • o Moure’s en la fulla, inici, fi
  • – Comandos d’edició
  • o Assenyalar tota la columna, assenyalar tota la línia, assenyalar diverses caselles/línies
  • o tallar, copiar pegar (tipus de pegat), inserir, esborrar (cel·les, línies)
  • o Fixar la columna ($A1), fixar la fila (A$1), fixar-ho tot ($A$1)
  • o Arrossegar una casella a un altre lloc reemplaçant el seu contingut
  • o Arrossegar la formula a altres caselles
  • o Buscar / Reemplaçar
  • o Desfer i refer
  • – Format del full de càlcul
  • o Eliminar caselles amb 0
  • – Vista
  • o Immobilitzar columna/línia
  • o Dividir
  • o Vista preliminar
  • o Ocultar / Mostrar
  • o Agrupar /desagrupar
  • – Format de les cel·les
  • o Tipus de lletra, grandàries, colors, vores, negreta
  • o Format de la cel·la: format nombre (decimals, punt de mil), format data
  • – Funcions essencials:
  • o Aritmètiques: suma, resta, divisió, multiplicació, sencer, decimal
  • o Funcions de text simple: dreta, esquerra, concatenar, valor, espais, llarg, buscar, trobar
  • o Funcions de data: any, mes, data
  • o Referències circulars
  • – Configuració pàgina i impressió
  • o Horitzontal i vertical
  • o Ajustos d’escala
  • o Marges
  • o Centrar pàgina
  • o Àrea d’impressió
  • o Vista salto de pàgina / vesteixi normal
  • o Inserir encapçalat / peu de pàgina
  • o Repetir columnes i línies en totes les pàgines

2ª Sessió: L’objectiu és proporcionar a l’alumne eines complexes per utilitzar els fulls de càlcul en l’elaboració d’un “quadre de comandament” orientat al control de gestió. No és imprescindible haver realitzat la primera sessió en aquells usuaris que ja estiguin familiaritzats amb el programa. 

  • – Importar dades externes en format text
  • o Obrir un fitxer text i posar separadors de columna
  • o Vincles a altres fulles / altres llibres
  • o Trencar vincles
  • – Funcionis complexes
  • o Si / Si niats
  • o Sumar.si
  • o Sumar.si.conjunt
  • o Buscarv / Consultav
  • o Eserr / eserror
  • o Unió de funcions
  • o Donar nom a un àrea, copiar/pegar vincle
  • – Ordenar
  • – Filtres
  • o Filtre d’una columna
  • o Filtres múltiples
  • – Taules dinàmiques
  • o Inserir taula dinàmica
  • o Canviar dades d’origen
  • o Format taula dinàmica
  • o Totals, ordenació
  • o Campos calculats
  • – Gràfics – Introducció

3ª Sessió: Orientada a l’elaboració d’un quadre de comandament adaptat a les particularitats de l’empresa. És imprescindible que els programes utilitzats de gestió i/o comptabilitat puguin generar fitxers en format text, Excel o similar, o que en defecte d’això puguem accedir a les bases de dades on s’emmagatzema la informació , per poder importar les dades que utilitzarem en el “quadre de comandament” i evitar la introducció manual dels mateixos.

La sessió tindrà una aplicació pràctica, definirem els quadres de comandament a implementar, importarem les dades a analitzar del sistema informàtic habitual i muntarem la fulla perquè ens aporti la informació buscada. L’alumne serà capaç de muntar noves aplicacions i mantenir-les per a la seva utilització com a eina de gestió.

A manera d’exemple es proposen els següents “quadres de comandament”

  • – Àrea comptable: Pressupost anual i control mensual del seu compliment
  • – Àrea financera: Pla de Tresoreria i planificació de necessitats a mitjà termini
  • – Àrea de producció: Control de presència, Control de producció, Control de marges
  • – Àrea comercial: Control de les vendes, per zones, per productes etc.